Gérer les appels et les messages vocaux

Le message d’accueil explique aux appelants comment joindre le bon département ou entrer un poste direct. Ouvrez l’onglet Message d’accueil dans les paramètres téléphoniques pour le préparer.

Choisir le message d’accueil

Parle peut lire automatiquement un message que vous écrivez.

Vous pouvez aussi enregistrer votre voix directement avec le microphone du navigateur.

Lorsqu’un message audio est enregistré et choisi comme source active, il est diffusé à la place du message textuel. Pensez à nommer les départements accessibles avec une seule touche et à expliquer que la touche # permet d’entrer un poste direct à trois chiffres.

Déroulement d’un appel entrant

Lorsqu’une personne appelle votre numéro Parle :

1. Parle lit le message textuel ou diffuse votre enregistrement.
2. L’appelant appuie sur un chiffre pour joindre un département, ou sur # pour entrer un poste direct.
3. Parle appelle la destination associée pendant que l’appelant entend la musique d’attente.
4. La personne qui répond appuie sur 1 pour accepter l’appel. Toute autre réponse le refuse.
5. Si l’appel est accepté, Parle met les deux personnes en communication.
6. Si la destination refuse, ne répond pas ou n’est pas disponible selon l’horaire du poste, l’appelant entend le message vocal personnalisé de la destination ou le message par défaut.

Consulter les messages vocaux

La page principale du module présente les onglets Messages vocaux et Messages texte.

Une personne associée à une destination peut utiliser Mes messages pour consulter ses propres messages vocaux. Les administrateurs peuvent choisir Tous les messages pour accéder aux messages de toutes les destinations.

Lorsqu’un appelant laisse un message :

• le courriel configuré sur la destination reçoit une notification;
• cette notification contient un lien direct vers le fichier MP3;
• le message apparaît dans la liste du module Téléphone.

Les fichiers de messages vocaux sont conservés pendant 30 jours. Téléchargez avant cette échéance tout message que vous devez archiver.

Passer un appel avec votre numéro professionnel

Depuis le module Téléphone, cliquez sur Passer un appel. Choisissez votre numéro de destination, puis entrez le numéro canadien à joindre.

Lorsque vous cliquez sur Appeler maintenant, Parle :

1. appelle d’abord votre téléphone de destination;
2. appelle ensuite la personne visée;
3. relie les deux appels.

La personne appelée voit votre numéro professionnel Parle, jamais votre numéro mobile personnel.